Beleid

A. INLEIDING

B. PRIVACYVERKLARING

Deze verklaring wordt namens Voiped Telecom uitgegeven, en wanneer we Voiped Telecom gebruiken, verwijzen we in deze verklaring naar het relevante bedrijf, Voiped Telecom, dat verantwoordelijk is voor de verwerking van uw gegevens. Voiped Telecom is de verwerkingsverantwoordelijke voor deze website.

Deze privacyverklaring beschrijft waarom en hoe we persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken en geeft informatie over de rechten van individuen. Het is van toepassing op persoonlijke gegevens die aan ons worden verstrekt, zowel door individuen zelf als door anderen. We kunnen persoonlijke gegevens die aan ons worden verstrekt gebruiken voor een van de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden of zoals anderszins vermeld op het moment van verzameling.

Persoonlijke gegevens zijn alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare levende persoon. Voiped Telecom verwerkt persoonlijke gegevens voor tal van doeleinden, en de wijze van verzameling, wettelijke basis voor verwerking, gebruik, openbaarmaking en bewaartermijnen voor elk doel kunnen verschillen.

Bij het verzamelen en gebruiken van persoonlijke gegevens is ons beleid om transparant te zijn over waarom en hoe we persoonlijke gegevens verwerken. Voor meer informatie over onze specifieke verwerkingsactiviteiten kunt u naar de relevante secties van deze verklaring gaan.

C. Verzamelen van persoonlijke informatie

De volgende soorten persoonlijke informatie kunnen worden verzameld, opgeslagen en gebruikt:

1. informatie over uw computer, inclusief uw IP-adres, geografische locatie, browsertype en -versie, en besturingssysteem;
2. informatie over uw bezoeken aan en gebruik van deze website, waaronder de verwijzingsbron, duur van het bezoek, paginaweergaven en website-navigatiepaden;
3. informatie zoals uw e-mailadres die u invoert wanneer u zich registreert op onze website;
4. informatie die u invoert bij het maken van een profiel op onze website, zoals uw naam, profielfoto's, geslacht, verjaardag, relatiestatus, interesses en hobby's, opleidingsgegevens en werkgegevens;
5. informatie zoals uw naam en e-mailadres die u invoert om abonnementen op onze e-mails en/of nieuwsbrieven in te stellen;
6. informatie die u invoert tijdens het gebruik van de diensten op onze website;
7. informatie die wordt gegenereerd tijdens het gebruik van onze website, inclusief wanneer, hoe vaak en onder welke omstandigheden u deze gebruikt;
8. informatie met betrekking tot alles wat u aanschaft, diensten die u gebruikt of transacties die u via onze website uitvoert, waaronder uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en creditcardgegevens;
9. informatie die u op onze website plaatst met de bedoeling deze op internet te publiceren, waaronder uw gebruikersnaam, profielfoto's en de inhoud van uw berichten;
10. informatie die is opgenomen in communicatie die u ons per e-mail of via onze website stuurt, inclusief de inhoud en metadata van de communicatie;
11. andere persoonlijke informatie die u ons stuurt.

Voordat u ons de persoonlijke informatie van een andere persoon verstrekt, moet u de toestemming van die persoon verkrijgen voor zowel de bekendmaking als de verwerking van die persoonlijke informatie in overeenstemming met dit beleid.

D. Verzameling van persoonlijke gegevens: Zakelijke contacten

Voiped Telecom verwerkt persoonlijke gegevens over contacten van bedrijven (bestaande en potentiële klanten) met behulp van een customer relationship management-systeem (het "CRM").

De verzameling van persoonlijke gegevens over zakelijke contacten en de toevoeging van die persoonlijke gegevens aan het CRM worden geïnitieerd door een gebruiker van Voiped Telecom en omvatten naam, werkgever, contacttitel, telefoon, e-mail en andere zakelijke contactgegevens. Bovendien kan het CRM gegevens verzamelen uit e-mails van Voiped Telecom (afzender naam, ontvanger naam, datum en tijd) en agenda (organisator naam, deelnemer naam, datum en tijd van het evenement) systemen met betrekking tot interacties tussen gebruikers van Voiped Telecom en contacten of derde partijen.

Gebruik van persoonlijke gegevens

Persoonlijke gegevens met betrekking tot zakelijke contacten zijn zichtbaar voor en worden gebruikt door gebruikers van Voiped Telecom om meer te weten te komen over een account, klant of kans waarin ze geïnteresseerd zijn, en kunnen worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

E. Verzameling van persoonlijke gegevens: Zakelijke klanten

Ons beleid is om alleen de persoonlijke gegevens te verzamelen die nodig zijn voor overeengekomen doeleinden, en we vragen vertegenwoordigers van onze zakelijke klanten om persoonlijke gegevens alleen te delen als dit strikt nodig is voor die doeleinden.

Waar we persoonlijke gegevens moeten verwerken om een dienst te verlenen aan een zakelijke klant, zoals om contact met hen op te nemen, vragen we onze klanten om de nodige informatie te verstrekken aan de betrokkenen met betrekking tot het gebruik ervan. Onze zakelijke klanten kunnen relevante secties van deze privacyverklaring gebruiken of gegevenssubjecten naar deze privacyverklaring verwijzen als zij dit passend achten.

Over het algemeen verzamelen we persoonlijke gegevens rechtstreeks van onze zakelijke klanten.

Gebruik van persoonlijke gegevens

We gebruiken persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:

1. Het leveren van diensten
2. We bieden een scala aan diensten aan (ga naar https://www.voiped.eu/ voor informatie over ons dienstenaanbod). Voor al onze diensten moeten we een beperkte set persoonlijke gegevens verwerken om de dienst uit te voeren en leveringen te kunnen doen. Zo hebben we bijvoorbeeld de naam en contactgegevens van iemand nodig om onze facturen naartoe te sturen, om een sitebezoek te regelen voor de installatie van apparatuur of om terug te bellen met betrekking tot de oplossing van een systeemfout.
3. Het beheren, beheren en ontwikkelen van onze bedrijven en diensten
4. We verwerken persoonlijke gegevens om ons bedrijf te runnen, inclusief:
5. - het beheren van onze relatie met klanten;
6. - het ontwikkelen van onze bedrijven en diensten (zoals het identificeren van klantbehoeften en verbeteringen in de serviceverlening);
7. - het onderhouden en gebruiken van IT-systemen;
8. - het hosten of faciliteren van het hosten van evenementen; en
9. - het beheren en beheren van onze website en systemen en toepassingen.
10. Beveiligings-, kwaliteits- en risicobeheeractiviteiten.
11. We hebben beveiligingsmaatregelen getroffen om onze informatie (inclusief persoonlijke gegevens) en die van onze klanten te beschermen, die het detecteren, onderzoeken en oplossen van beveiligingsdreigingen inhouden. Persoonlijke gegevens kunnen worden verwerkt als onderdeel van de beveiligingsbewaking die we uitvoeren; bijvoorbeeld geautomatiseerde scans om schadelijke e-mails te identificeren. We controleren de aan klanten geleverde diensten voor kwaliteitsdoeleinden, wat het verwerken van persoonlijke gegevens die zijn opgeslagen in het relevante klantenbestand kan inhouden. We hebben beleid en procedures om de kwaliteit van onze diensten te bewaken en risico's te beheren met betrekking tot klantbetrokkenheid. We verzamelen en bewaren persoonlijke gegevens als onderdeel van onze betrokkenheids- en acceptatieprocedures van klanten. Als onderdeel van die procedures voeren we zoekopdrachten uit met behulp van openbaar beschikbare bronnen (zoals internetzoekopdrachten en sanctielijsten) om politiek blootgestelde personen en personen en organisaties met een verhoogd risico te identificeren en te controleren of er geen problemen zijn die ons zouden weerhouden van het werken met een bepaalde klant (zoals sancties, strafrechtelijke veroordelingen (inclusief met betrekking tot bedrijfsdirecteuren), gedrag of andere reputatiekwesties).
12. Het verstrekken van onze klanten informatie over ons en ons scala aan diensten.
13. Tenzij ons wordt gevraagd dat niet te doen, gebruiken we zakelijke contactgegevens om informatie te verstrekken waarvan wij denken dat die interessant zal zijn voor klanten over ons bedrijf en onze diensten, zoals branchenieuws en technologische inzichten, andere relevante diensten en uitnodigingen voor evenementen. Waar we dit doen, vertrouwen we voornamelijk op legitiem belang als de basis voor verwerking na het uitvoeren van een evenwichtsoefening om ervoor te zorgen dat onze verwerking niet onredelijk opdringerig is.
14. Voldoen aan enige eis van wet, regelgeving of een beroepsorganisatie waarvan we lid zijn.
15. Net als elke leverancier van communicatiediensten zijn we onderworpen aan wettelijke, regelgevende en professionele verplichtingen. We moeten bepaalde gegevens bijhouden om aan te tonen dat onze diensten worden geleverd in overeenstemming met die verplichtingen en die gegevens kunnen persoonlijke gegevens bevatten.

We zijn altijd op zoek naar manieren om onze klanten te helpen en de relevantie en impact van ons bedrijf en onze diensten te verbeteren. Indien overeengekomen met onze klanten, kunnen we informatie die we ontvangen bij het leveren van diensten voor andere rechtmatige doeleinden gebruiken, inclusief analyse om een specifiek probleem, industrie of sector beter te begrijpen, inzichten terug te geven aan onze klanten, ons bedrijf, servicelevering en aanbiedingen te verbeteren en nieuwe aanbiedingen van Voiped Telecom te ontwikkelen. Voor zover de informatie die we ontvangen bij het leveren van diensten persoonlijke gegevens bevat, zullen we redelijke stappen ondernemen met behulp van commercieel beschikbare methoden om de gegevens te anonimiseren voordat we de informatie voor deze doeleinden gebruiken.

F. Personen van wie we incidenteel persoonlijke gegevens kunnen verkrijgen bij het verlenen van onze diensten aan een bedrijf

Verzameling van persoonlijke gegevens

Ons beleid is om alleen de persoonlijke gegevens te verzamelen die nodig zijn voor overeengekomen doeleinden en we vragen onze klanten alleen om persoonlijke gegevens te delen wanneer deze strikt noodzakelijk zijn voor die doeleinden.

Waar we persoonlijke gegevens moeten verwerken om onze diensten te verlenen, vragen we onze klanten om de nodige informatie te verstrekken aan de betrokkenen met betrekking tot het gebruik ervan, zoals om uit te leggen dat we een leverancier zijn.

We verzamelen en gebruiken contactgegevens van onze klanten om onze relatie met die individuen te beheren en te onderhouden. Zie het gedeelte Zakelijke contacten van deze privacyverklaring voor meer informatie over onze verwerking van dit soort gegevens.

Over het algemeen verzamelen we geen persoonlijke gegevens van de klanten van onze klanten, tenzij dit nodig is en voor overeengekomen doeleinden, zoals contact met hen opnemen om een afspraak te maken voor een bezoek aan een locatie die niet onder de controle van onze klant valt.

Waar we incidenteel persoonlijke gegevens kunnen verkrijgen en niet voor overeengekomen doeleinden, is bij het opsporen van fouten in een netwerk dat we beheren voor een klant of bij het samenwerken met een organisatie die wettelijke bevoegdheid heeft om onze medewerking voor hun doeleinden te ontvangen.

Gebruik van persoonlijke gegevens

We gebruiken persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren van communicatiediensten; Wij bieden een scala aan diensten, waaronder communicatiediensten. Sommige van onze diensten vereisen dat we een technische situatie oplossen voor een klant, waarbij we incidenteel worden blootgesteld aan persoonlijke gegevens. In dit geval verwachten we van onze klanten dat ze de nodige informatie verstrekken aan de betrokkenen met betrekking tot het gebruik ervan.
• Het beheren, beheren en ontwikkelen van onze bedrijven en diensten;
• Beveiligings-, kwaliteits- en risicobeheeractiviteiten;
• Voldoen aan elke wettelijke eis, regelgeving of een beroepsorganisatie waarvan wij lid zijn; Zoals elke aanbieder van communicatiediensten zijn wij onderworpen aan wettelijke, regelgevende en professionele verplichtingen. We moeten bepaalde gegevens bewaren om aan te tonen dat onze diensten worden geleverd in overeenstemming met die verplichtingen en die gegevens kunnen persoonlijke gegevens bevatten. We kunnen ook communicatieverkeer onderscheppen om te voldoen aan een bevel van een wettelijk bevoegde organisatie.

Gegevensbewaring

Wij bewaren de door ons verwerkte persoonlijke gegevens zolang als nodig wordt geacht voor het doel waarvoor ze zijn verzameld (inclusief zoals vereist door toepasselijke wet- of regelgeving).

Voor incidenteel verzamelde persoonlijke gegevens hebben we geen basale bewaartermijn en nemen we actie om deze te verwijderen zodra we ons ervan bewust worden.

G. Anderen die contact met ons opnemen

We verzamelen persoonlijke gegevens wanneer een individu contact met ons opneemt met een vraag, klacht, opmerking of feedback (zoals naam, contactgegevens en de inhoud van de communicatie). In deze gevallen heeft het individu controle over de persoonlijke gegevens die met ons worden gedeeld en zullen we de gegevens alleen gebruiken voor het doel van het reageren op de communicatie.

Leveranciers (inclusief onderaannemers en personen die verbonden zijn met onze leveranciers en onderaannemers)

Verzameling van persoonlijke gegevens

We verzamelen en verwerken persoonlijke gegevens over onze leveranciers (inclusief onderaannemers en personen die verbonden zijn met onze leveranciers en onderaannemers) om onze relatie met hen te beheren, diensten van hen te ontvangen en, indien relevant, diensten te verlenen aan onze klanten.

Gebruik van persoonlijke gegevens

We gebruiken persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:

• Diensten ontvangen:

We verwerken persoonlijke gegevens met betrekking tot onze leveranciers en hun personeel zoals nodig is om de diensten te ontvangen. Bijvoorbeeld, wanneer een leverancier ons beveiligde offsite gegevensopslagdiensten verleent, zullen we persoonlijke gegevens verwerken over de personen die diensten aan ons verlenen.

• Het verlenen van diensten aan onze zakelijke klanten:

Waar een leverancier ons helpt bij het leveren van diensten aan onze klanten, verwerken we persoonlijke gegevens over de individuen die betrokken zijn bij het verlenen van de diensten om de relatie met de leverancier en de relevante individuen te beheren en om dergelijke diensten te verlenen aan onze klanten (bijvoorbeeld waar onze leverancier ingenieurs levert om naar een klantlocatie te gaan om apparatuur te installeren).

• Het beheren, beheren en ontwikkelen van onze bedrijven en diensten:

We verwerken persoonlijke gegevens om ons bedrijf te runnen, inclusief:

- het beheren van onze relatie met leveranciers;

- het ontwikkelen van onze bedrijven en diensten (zoals het identificeren van klantbehoeften en verbeteringen in de servicelevering);

- het onderhouden en gebruiken van IT-systemen;

- het hosten of vergemakkelijken van evenementen; en

- het beheren en beheren van onze website en systemen en toepassingen.

• Beveiligings-, kwaliteits- en risicobeheeractiviteiten:

We hebben beveiligingsmaatregelen getroffen om onze informatie (inclusief persoonlijke gegevens) en die van onze klanten te beschermen, die betrokken zijn bij het detecteren, onderzoeken en oplossen van beveiligingsdreigingen. Persoonlijke gegevens kunnen worden verwerkt als onderdeel van de beveiligingsbewaking die we uitvoeren; bijvoorbeeld geautomatiseerde scans om schadelijke e-mails te identificeren. We hebben beleid en procedures om de kwaliteit van onze diensten te bewaken en risico's te beheren met betrekking tot onze leveranciers. We verzamelen en bewaren persoonlijke gegevens als onderdeel van onze inkoopprocedures. We monitoren de geleverde diensten voor kwaliteitsdoeleinden, wat het verwerken van persoonlijke gegevens kan omvatten.

• Het verstrekken van informatie over ons en ons assortiment diensten:

Tenzij ons wordt gevraagd dat niet te doen, gebruiken we zakelijke contactgegevens om informatie te verstrekken waarvan we denken dat deze interessant is over ons en onze behoeften.

• Voldoen aan elke wettelijke eis, regelgeving of een beroepsorganisatie waarvan we lid zijn:

Zoals elke aanbieder van communicatiediensten zijn wij onderworpen aan wettelijke, regelgevende en professionele verplichtingen. We moeten bepaalde gegevens bewaren om aan te tonen dat onze diensten worden geleverd in overeenstemming met die verplichtingen en die gegevens kunnen persoonlijke gegevens bevatten.

Gegevensbewaring

We bewaren de persoonlijke gegevens die via onze websites worden verwerkt zolang als nodig is (bijvoorbeeld zolang we een relatie hebben met de betrokken persoon).

Persoonlijke gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer uitgebreide bewaartermijnen vereist zijn door de wet of regelgeving en om onze juridische rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

H. Bezoekers van onze kantoren

We hebben beveiligingsmaatregelen op onze verschillende kantoren in Europa, waaronder CCTV en toegangscontrole tot gebouwen.

Er zijn borden in onze kantoren die aangeven dat CCTV in gebruik is. De vastgelegde beelden worden veilig opgeslagen en alleen door een geautoriseerd persoon op basis van de noodzaak om te weten bekeken om een incident met betrekking tot schade of interferentie met eigendommen of letsel aan personen te onderzoeken. CCTV-opnames worden meestal automatisch overschreven na een korte periode, tenzij er een probleem wordt geïdentificeerd dat onderzoek vereist (zoals diefstal).

We vragen bezoekers aan onze kantoren zich aan te melden bij de receptie en we bewaren een record van bezoekers gedurende een korte periode. Onze bezoekersgegevens worden veilig opgeslagen en alleen toegankelijk op basis van de noodzaak om te weten (bijv. om een incident te onderzoeken).

I. Bezoekers van onze website

Verzameling van persoonlijke gegevens

Bezoekers van onze website (https://www.voiped.eu/) hebben controle over de persoonlijke gegevens die ze met ons delen, behalve waar, net als bij andere website-exploitanten, cookies actief zijn. We kunnen beperkte persoonlijke gegevens automatisch vastleggen via het gebruik van deze cookies. Zie het gedeelte over cookies hieronder voor meer informatie. We genereren ook statistieken over het gebruik van de site, die niet persoonlijk identificeerbare informatie zijn. Zie het gedeelte over sitestatistieken hieronder voor meer informatie.

We verzamelen persoonlijke gegevens, zoals naam, functie, bedrijfsadres, e-mailadres en telefoonnummer, van websitebezoekers; bijvoorbeeld wanneer een individu zich abonneert op updates van ons.

Bezoekers kunnen ook een e-mail naar ons sturen via de website. Hun berichten bevatten de gebruikersnaam en het e-mailadres van de gebruiker, evenals eventuele aanvullende informatie die de gebruiker in het bericht wil opnemen.

Bezoekers kunnen ook contact met ons opnemen via de telefoon. Telefoongesprekken die via de telefoon worden ontvangen, worden gemonitord of opgenomen voor administratie, training en kwaliteitsborging.

 

Belangrijk:

Gelieve geen gevoelige informatie (zoals ras of etnische afkomst; politieke opvattingen; religieuze of filosofische overtuigingen; lidmaatschap van een vakbond; lichamelijke of geestelijke gezondheid; genetische gegevens; biometrische gegevens; seksueel leven of seksuele geaardheid; en strafblad) aan ons te verstrekken bij het gebruik van onze website; als u ervoor kiest om om welke reden dan ook gevoelige informatie aan ons te verstrekken, geldt dat als uw uitdrukkelijke toestemming voor ons om die informatie te verzamelen en te gebruiken zoals beschreven in deze privacyverklaring of zoals beschreven op het moment waarop u ervoor kiest om deze informatie bekend te maken.

 

J. Cookies

Naast de hierboven beschreven informatie is er een technologie genaamd "cookies" die kan worden gebruikt om u op maat gemaakte informatie van een website te bieden. Een cookie is een gegevenselement dat een website naar uw browser kan sturen, dat het vervolgens op uw systeem kan opslaan. We maken gebruik van cookies op de website zodat we u beter van dienst kunnen zijn wanneer u terugkeert naar de website. U kunt uw browser instellen om u te waarschuwen wanneer u een cookie ontvangt, zodat u kunt beslissen of u deze accepteert. Houd er echter rekening mee dat het uitschakelen van cookies u kan beletten om van bepaalde functies op de website gebruik te maken.

K. Sitestatistieken

Naast de door u verstrekte informatie houden we de domeinen en IP-adressen bij van waaruit mensen ons bezoeken. We verzamelen ook statistieken over het gebruik van de site, zoals webbrowsertypes en paginaverzoeken. Deze gegevens zijn niet persoonlijk identificeerbaar en worden gebruikt om ons bedrijf efficiënter te laten werken, ons voor te bereiden op netwerkbelastingen, onze diensten te promoten en de website te beheren. We kunnen met onze partners geaggregeerde statistische informatie delen over het gebruik van de website.

Gebruik van persoonlijke gegevens

Wanneer een bezoeker persoonlijke gegevens aan ons verstrekt, zullen we deze gebruiken voor de doeleinden waarvoor deze aan ons zijn verstrekt, zoals vermeld op het moment van verzameling (of zoals duidelijk is uit de context van de verzameling). Doorgaans worden persoonlijke gegevens verzameld voor de volgende doeleinden:

• registreren voor bepaalde delen van de site;
• abonneren op updates;
• informatie aanvragen;
• verdeelde referentiematerialen indienen;
• curriculum vitae indienen;
• toezicht houden op en handhaven van de naleving van onze gebruiksvoorwaarden voor het gebruik van onze website;
• beheer en beheer van onze website, inclusief bevestiging en authenticatie van identiteit en het voorkomen van ongeautoriseerde toegang tot beperkte gebieden, betaalde inhoud of andere services die beperkt zijn tot geregistreerde gebruikers; en
• gegevens samenvoegen voor website-analyse en verbeteringen.

Tenzij ons wordt gevraagd dat niet te doen, kunnen we uw gegevens ook gebruiken om contact met u op te nemen met informatie over ons bedrijf, onze diensten en evenementen, en andere informatie die voor u interessant kan zijn. Als bezoekers zich later willen afmelden voor mailinglijsten of registraties, zullen we instructies verstrekken op de juiste webpagina, in onze communicatie met de persoon, of de persoon kan contact met ons opnemen via e-mail naar [email protected].

Gegevensbewaring

Persoonlijke gegevens die via onze websites worden verzameld, worden door ons bewaard zolang als nodig is (bijvoorbeeld zolang we een relatie hebben met de betrokken persoon).